refae
Tableaux de gestion d’archives dématérialisés
Le référentiel d’archivage, outil majeur de l’archiviste, a pour vocation de rassembler dans un même tableau l’ensemble des informations de gestion et de cycle de vie des documents produits ou reçus par un service.
Le référentiel reflète ainsi la gestion des documents (papier, flux électroniques, documents hybrides) produits par une collectivité ou un organisme .
refae propose une dématérialisation de ce processus de gestion métier, en permettant aux archivistes de maintenir les tableaux de gestion sous forme numérique.
Le référentiel constitué (tableaux de gestion) devient ainsi directement consultable, facilement manipulable, et évolutif.
Les règles de gestion des documents sont associées aux typologies documentaires et agencées dans des sections modulables.
Le tableau de gestion
La création d’un tableau peut être décomposée comme suit :
1. La règle documentaire est créée avec l’ensemble des éléments souhaités : Nom, Identifiant, Description, DUC, DUA, Sort Final, Délai de Communicabilité, des métadonnées spécifiques complémentaires ainsi qu’un lien avec un éventuel profil d’archives
2. La règle est ensuite liée à une ou plusieurs catégories, elles-mêmes organisées en sous-catégories si nécessaire
3. Les règles en cours de rédaction sont ensuite « publiées », c’est-à-dire stabilisées dans une version 1 pour application et utilisation
4. Les règles peuvent être versionnées et rendues obsolètes le cas échéant
5. Les tableaux constitués peuvent être utilisés directement, exportés sous différents formats et partagés
Le référentiel archivage permet de partager les identifiants nécessaires aux versements entre les applications métiers en lien avec l’archivage électronique.
Le partage du référentiel
L’outil est administré par les archivistes mais la publication partagée sur un frontal « ouvert » permet aux agents disposant de l’adresse URL, de consulter le tableau de gestion ainsi que les éléments du référentiel archivage (sans authentification) et de bénéficier ainsi d’un socle de travail partagé entre plusieurs structures.
Les avantages de refae
- Une base centralisant l’ensemble des tableaux de gestion d’une organisation aisément utilisable
- La capacité induite de disposer d’un catalogue maintenu de profils d’archives
- Une capacité de diffusion et de partage des bonnes pratiques par exports en divers formats
- Une exploitation possible de refae via webservices pour construire des couplages dynamiques avec d’autres composantes des systèmes d’information (GED, logiciels métiers, SAE…)
Aux origines de refae
refae a été imaginé par la direction informatique et les archivistes de Brest Métropole. Libriciel SCOP a réalisé le développement de refae sur la base de leur travail. Les fonctionnalités sont donc largement inspirées par les pratiques opérationnelles des services publics d’archives et leurs nouveaux besoins : disposer d’un référentiel unique dans la collectivité et automatiser la gestion du cycle de vie des documents électroniques.
Documentation
Logiciels en relation avec refae
Archivage électronique
Dans le cadre de la dématérialisation des documents et des procédures, les collectivités sont amenées à archiver des documents…
Versement d'archives
Versae permet la préparation des versements via des formulaires paramétrés et adaptés à chaque typologie documentaire…
Orchestrateur de processus dématérialisés
Pastell est un orchestrateur qui assure le rôle de modélisation, de supervision et de consignation des processus qui lui sont confiés…